ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT NA
Usługi integracji społecznej
z dnia 19 lipca 2010r

W ramach środków uzyskanych przez Rząd Rzeczpospolitej Polskiej z kredytu Międzynarodowego Banku Odbudowy i Rozwoju (Bank Światowy) na Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich (PPWOW) Gmina Barciany uzyskała dotację w wysokości równowartości 58 500 Euro, oraz na realizację usług określonych w planie utrwalania gminy Srokowo dodatkowo 15 000 zł PLN. Środki te przeznacza na realizację niżej określonych usług.

1. ZAMAWIAJĄCY
Wójt Gminy Srokowo, (zwany dalej Zamawiającym) zaprasza zainteresowanych kwalifikowanych usługodawców do składania ofert na świadczenie wszystkich lub wybranych usług integracji społecznej mieszkańcom Gminy spośród usług opisanych poniżej.
Usługodawcy mogą składać oferty, gdy spełniony jest jeden z poniższych warunków:
· usługa nie jest powtórzeniem dotychczasowego zakresu działań realizowanych przez danego usługodawcę z udziałem środków publicznych ( nie dotyczy działań realizowanych w ramach PPWOW ), lub też dotyczy usług świadczonych przez tego usługodawcę na rzecz dodatkowych beneficjentów;
· usługa będzie realizowana w partnerstwie z innymi usługodawcami.

2. SPOTKANIE INFORMACYJNE
Spotkanie informacyjne dla zainteresowanych, potencjalnych usługodawców odbędzie się w Urzędzie Gminy Srokowo, dnia 22 lipca 2010 r. o godzinie 14:00.

3. PROCEDURA
Zgodnie z §3 pkt. 2 Porozumienia o współpracy przy realizacji Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich zawartego pomiędzy Zarządem Województwa, w związku z art. 4 ust. 1 lit. a Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 Nr 233 poz. 1655) wybór usługodawców odbywać się będzie w oparciu o procedurę CPP ((ang.) Community Participation in Procurement – Udział społeczności w zamówieniach) Banku Światowego opisaną w Podręczniku Realizacji Programu Integracji Społecznej dostępnym pod następującym adresem: http://www.ppwow.gov.pl w zakładce Program integracji – Dokumenty oraz na stronie www.warmia.mazury.pl w zakładce PPWOW. Podręcznik zawiera również informacje nt. kosztów kwalifikowanych, podmiotów uprawnionych do świadczenia usług jak również formularze wykorzystywane w realizacji programu.

4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SZCZEGÓŁOWY OPIS POSZCZEGÓLNYCH CZĘŚCI)

OFERTY CZĘŚCIOWE
Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferent może złożyć ofertę na jedną lub więcej części. Jeżeli Oferent pragnie złożyć ofertę na więcej niż jedną część, jest zobowiązany do złożenia odrębnych ofert techniczno-finansowych na każdą cześć. Wybór ofert jest dokonywany odrębnie w stosunku do każdej części.

WARIANTY
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych

Część I Usługi dla dzieci młodzieży.
Obszar: Organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży na bazie świetlicy wiejskiej
Warunkiem bezwzględnym jest organizacja przynajmniej jednego długofalowego rodzaju przedsięwzięcia z podanej poniżej listy dla dzieci i młodzieży z terenu gminy Srokowo zmierzających do podnoszenia szans edukacyjnych, integracji i wyrównywania deficytów. W przypadku organizowania imprez kulturalno – edukacyjno – rekreacyjnych, musi być realizowana dodatkowo jeszcze inna forma przedsięwzięć z listy: Przedsięwzięcia długofalowe:
· prowadzenie regularnych zajęć integracyjnych dla osób zdrowych i niepełnosprawnych
· zagospodarowanie czasu wolnego dzieci i młodzieży szkolnej w okresie wakacji organizowanie zajęć pozalekcyjnych wyrównujących deficyty edukacyjne dzieci i młodzieży szkolnej
· prowadzenie zajęć plastyczno - technicznych, muzycznych, gier i zabaw dla dzieci i młodzieży.
Przedsięwzięcia jednorazowe:
· organizowanie wycieczek i rajdów o charakterze edukacyjnym po terenie gminy,
Zadaniem usługodawcy będzie ponadto tworzenie warunków do powstania pozalekcyjnych klubów zainteresowań, kół zainteresowań w oparciu o bazę szkolną i świetlice wiejskie,

Podstawą płatności na rzecz usługodawcy będzie rzeczywiście zrealizowana liczba jednostek ( potwierdzona listami obecności ) zdefiniowanych jako: godzina zajęć dla jednego beneficjenta lub grupy o określonej liczebności lub, zryczałtowany koszt wycieczki lub rajdu dla zdefiniowanej wielkości grupy, np. liczba godzin zajęć dla minimum 18 uczestników .

Termin wykonania zamówienia: od 1 sierpnia 2010 do 10 września 2010r.
Na realizację tej usługi przeznacza się kwotę: 5 000,00 zł.
W celu dokonania oceny przez Zamawiającego, czy oferta spełnia powyższe kryteria, usługodawca złoży następujące dokumenty:
· Wypełniony formularz oferty techniczno – finansowej stanowiący Załącznik A do niniejszego Zaproszenia do Składania Ofert oraz następujące załączniki:
· akt własności budynku/lokalu lub umowa wynajmu, dzierżawy, użyczenia o ile realizacja przedsięwzięcia wymaga dysponowania budynkiem/lokalem. Forma dokumentu: oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do złożenia oferty,
· oświadczenie usługodawcy o zapoznaniu się i stosowaniu przy realizacji usługi obowiązujących przepisów prawa. Forma dokumentu: według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik nr D,
· informacje o kwalifikacjach personelu mającego realizować usługę. Forma dokumentu: CV planowanego personelu
· uszczegółowienie budżetu Forma dokumentu: według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik E

Cześć II . Obszar: Rozwój zainteresowań ludzi starszych.
Obszar: Rozwój zainteresowań ludzi starszych oraz integracja międzypokoleniowa

2. „Pracownia umiejętności w Kosakowie aktywizacją kobiet dla reaktywowania Koła Gospodyń Wiejskich”

Organizacja jednego lub kilku przedsięwzięć z podanej poniżej listy dla osób starszych z terenu gminy:
· Koła Gospodyń Wiejskich lub Kluby Seniora - integracja społeczna osób starszych, realizujące poniższe propozycje zajęć lub inne regularne formy działalności z zakresu aktywizacji i integracji społecznej oraz wspomagające tworzenie formalnych organizacji, które zajmą się taką działalnością w przyszłości;
· zagospodarowanie wspólnego czasu wolnego osób starszych – zajęcia kulturalne, np. nauka śpiewu, gry na instrumentach, zajęcia teatralne,
· zajęcia manualne, kulinarne, artystyczne,
· organizowanie działań promujących zdrowy i aktywny tryb życia, np. zajęcia sportowe, pogadanki na temat zdrowego odżywiania, profilaktyki chorób,
· integracja międzypokoleniowa - wymiana doświadczeń z dziećmi i młodzieżą, nawiązanie do tradycji zwyczajów, produktów tradycyjnych i lokalnych, historii rodzinnych.

Podstawą płatności na rzecz usługodawcy będzie rzeczywiście zrealizowana liczba jednostek ( potwierdzona listami obecności ) zdefiniowanych jako: godzina usługi dla jednego beneficjenta lub grupy osób (co najmniej 15osób ) o wskazanej liczebności lub koszt szkolenia, wykładu, wyjazdu studyjnego dla grupy o zadeklarowanej przez usługodawcę liczebności.

Termin wykonania zamówienia: od 1 sierpnia 2010 do 10 września 2010r.
Na realizację tej usługi przeznacza się kwotę: 10 000,00 zł.
W celu dokonania oceny przez Zamawiającego, czy oferta spełnia powyższe kryteria, usługodawca złoży następujące dokumenty:
1. Wypełniony formularz oferty techniczno – finansowej stanowiący Załącznik A do niniejszego Zaproszenia do Składania Ofert oraz następujące załączniki:
· akt własności budynku/lokalu lub umowa wynajmu, dzierżawy, użyczenia o ile planowane przedsięwzięcie tego wymaga Forma dokumentu: oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do złożenia oferty,
· oświadczenie usługodawcy o zapoznaniu się i stosowaniu przy realizacji usługi obowiązujących przepisów prawa. Forma dokumentu: według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik nr D,
· informacje o kwalifikacjach personelu mającego realizować usługę. Forma dokumentu: CV planowanego personelu
· uszczegółowienie budżetu Forma dokumentu: według załączonego wzoru, stanowiącego Załącznik E

Do wszystkich części obowiązują następujące zastrzeżenia:
1. Usługodawca zobowiązany jest do przedstawienia w ofercie informacji nt. przewidzianych form zaangażowania odbiorców usług w realizację przedsięwzięcia, spodziewanych rezultatów oferowanych usług, sposobu monitorowania ich osiągnięcia, przewidywanych działań informacyjnych, jak również informacji dotyczących zapewnienia trwałości podejmowanych działań.
2. Usługodawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej promocji usługi w ścisłym powiązaniu z promocją Programu Integracji Społecznej. Wszystkie dokumenty powstałe podczas realizacji usługi, a także materiały promocyjne i informacyjne muszą być opatrzone logo Programu Integracji Społecznej.

5. UPRAWNIENI USŁUGODAWCY
Podmiotami uprawnionymi do ubiegania się o zamówienie w ramach niniejszej procedury są:
1. Organizacje pozarządowe (NGOs)
2. Organizacje kościelne
3. Prywatni usługodawcy: Firmy, osoby fizyczne, spółdzielnie socjalne,
4. Samorządy zawodowe, organizacje samorządu gospodarczego, izby rolnicze
5. Jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego, stowarzyszenia jst i im podległe jednostki organizacyjne,

1. Dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu:
1. w przypadku organizacji pozarządowych, stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni socjalnych aktualny wypis z rejestru sądowego wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
2. w przypadku kościelnych osób prawnych – dekret powołujący kościelną osobę prawną,
3. w przypadku jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego – uchwałę rady o powołaniu lub przejęciu danej jednostki,
4. w przypadku firm i przedsiębiorstw – aktualny wypis z właściwego rejestru, ewidencji wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
5. w przypadku jednostki oddziału terenowego nie posiadającej osobowości prawnej, oprócz dokumentu stanowiącego podstawę działania – aktualne pełnomocnictwo zarządu głównego lub innego organu wykonawczego do składania oferty, kontraktowania usług, dysponowania uzyskanymi środkami finansowymi i dokonywania rozliczeń tych środków finansowych,
6. w przypadku osób fizycznych – oświadczenie o ubieganiu się o zamówienia jako osoba fizyczna,

Dokumenty wymienione w podpunktach od 1 do 5 oferenci mogą składać w formie kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem
1. Inne dokumenty:
a) w przypadku realizacji projektu w partnerstwie – list intencyjny, który powinien zawierać następujące elementy:
1. miejscowość i data,
2. oznaczenie stron porozumienia z podaniem danych teleadresowych,
3. jasne określenie zasad współpracy oraz obszarów działania pomiędzy partnerami oraz wskazania lidera,
4. informację o zamiarze zawarcia umowy o partnerstwie w razie otrzymania dofinansowania,
5. podpisy osób uprawnionych do reprezentowania partnerów.
b) w przypadku składania oferty przez przedsiębiorcę – kwestionariusz niezależności – stanowiący Załącznik F Zaproszenia do składania ofert.
Dokument wymieniony w podpunkcie a i b, oferenci składają w formie oryginału.

6. KRYTERIA OCENY TECHNICZNEJ
1. w odniesieniu do wszystkich Części ,
a) zgodność z warunkami realizacji i zakresem zamawianych usług
b) dysponowanie odpowiednią bazą lokalową
c) dysponowanie personelem posiadającym kwalifikacje niezbędne do prawidłowego i zgodnego z przepisami prawa wykonania zadania
d) przedstawienie spójnego programu realizowanych działań

7. PROCEDURY SKŁADANIA I OCENY OFERT
SKŁADANIE OFERT
a) Oferty techniczno-finansowe przygotowane z użyciem formularzy załączonych do niniejszego zaproszenia, należy składać w zaklejonej kopercie osobiście lub za pośrednictwem poczty do Urzędu Gminy Srokowo w terminie do 29 lipca 2010 r., pokój nr 9 w godzinach pracy Urzędu
b) Oferta winna być ważna przez co najmniej 30 dni od daty określonej w pkt. a)
c) Oferta winna być dostarczona w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na świadczenie usług: [tytuł usługi taki jak w pkt. 4]”, ponadto na kopercie winny zostać umieszczone dane adresowe Usługodawcy.

OCENA OFERT
1. Ocena ofert i wybór najkorzystniejsze oferty odbywać się będzie w 3 etapach:
a. Ocena spełniania minimalnych kryteriów technicznych określonych w pkt. 6
b. Wybór najkorzystniejszej oferty (ofert). Przy ocenie ofert, ustalaniu ich rankingu i podejmowaniu decyzji o udzieleniu zamówienia Komisja będzie brała pod uwagę zapisy przedstawionej oferty, współpracę z partnerami lokalnymi, oferowaną jakość usług, ich innowacyjność, trwałość, oraz ekonomiczność i efektywność działań zaproponowanych przez Usługodawcę.
c. Negocjacje szczegółów umowy z wybranym(i) Usługodawcą (-ami) (jeśli takie negocjacje okażą się niezbędne),
2. Ostateczna decyzja dotycząca złożonych wniosków zostanie ogłoszona najpóźniej do 30- lipca 2010r od wyznaczonego terminu składania ofert, poprzez umieszczenie jej na stronie internetowej Urzędu Gminy oraz na tablicy ogłoszeń.
3. Decyzja Zamawiającego jest ostateczna, nie wymaga uzasadnienia i nie podlega procedurom odwoławczym. Jeśli Usługodawca nie zgadza się z decyzją Zamawiającego, winien złożyć umotywowany wniosek do Zamawiającego z kopią do Dyrektora Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej. Zamawiający winien dołożyć wszelkich starań do polubownego rozwiązania sporu.
4. Z wybranym(i) oferentem(ami) zostanie zawarta umowa/porozumienie oparte na wzorach załączonych do niniejszego ogłoszenia.

8. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM
W celu uzyskania dodatkowych informacji Zainteresowani proszeni są o skontaktowanie się z P. Małgorzatą Cwalina Urząd Gminy w Srokowie, tel.089/ 754 45 28, pokój nr 6, mail

9. ZAŁĄCZNIKI
A. Formularz oferty techniczno – finansowej
B. Wzór umowy
C. Wzór sprawozdania
D. Oświadczenie usługodawcy o zapoznaniu się i stosowaniu przy realizacji usługi obowiązujących przepisów prawa.
E. Uszczegółowienie budżetu
F. Kwestionariusz niezależności